Responsable/chef d’équipe administratif et opérationnel H/F

Vos missions seront :

• Continuer à mettre en conformité les marchés publics en pilotant les notifications

• Élaborer la base de données fournisseurs et suivre la mise à jour des pièces administratives

• Garantir le déploiement des contrats sur la contrathèque /sharepoint

• Consolider l’organisation des Comités achats (CAO)

• Encadrer et superviser l’équipe administrative marchés publics

• Contrôler la bonne saisie des engagements financiers du service achats

• Réaliser les contrôles

• Manager : Encadrer et superviser une équipe

• Suivre : Assurer les reportings d’activités et proposer des actions correctives

• Représenter : Être le relai de la direction sur le terrain

Vos activités seront :

Continuer à mettre en conformité les marchés publics en suivant les notifications :

• Garantir les délais en priorisant les notifications

• Rédiger et contrôler les courriers de notifications

• Contrôler les documents administratifs des opérateurs économiques et des sous-traitants déclarés lors du dépôt de l’offre

• Mettre en place les outils pour formaliser les contrôles de l’équipe
  
  

Élaborer la base de données fournisseurs et la mise à jour des pièces administratives

• Mettre à jour les informations administratives des fournisseurs

• Fournir les informations sur la performance du service achats à l’équipe performance achat
  

Garantir le déploiement et le suivi des contrats dans la contrathèque/sharepoint :

• Assurer la conception et le partage et le suivi des dossiers contractuels avec les prescripteurs

• Mettre en place un contrôle des pièces mises à disposition
  

Consolider l’organisation des Comités Achats :

• Mettre en place des points de contrôle des pièces qui seront présentés en Comité

• Créer des outils permettant d’améliorer l’organisation et la coordination des équipes avant le passage en Comité

• Coordonner les différentes équipes et mettre en place des points de contrôles afin de présenter les éléments en Comité achats

• Assurer la bonne communication inter-services et inter-directions
  
  

Contrôler la bonne saisie des engagements financiers du service achats

• Repartir la saisie des commandes du service achats à son équipe

• Assurer un point de suivi des commandes et des étapes auprès de son responsable et des services financiers

Réaliser les contrôles :

• Sur la base du référentiel de contrôle, réaliser les auto-contrôles et les contrôles de niveau 1 et 2 le cas échéant.
  

Manager : Encadrer et superviser une équipe

• Animer et mobiliser au quotidien une équipe de 3 personnes situées dans plusieurs régions : partage des objectifs et de l’information, animation de réunions régulières, suivi des indicateurs individuels, suivi des priorités des notifications …

• Accompagner ses collaborateurs dans le développement de leurs compétences, développer l’autonomie et la polyvalence

• Réaliser les entretiens d’aide, de recadrage ou annuels

• Assurer l’intégration des nouveaux entrants

• Être le relai des orientations stratégiques de l’entreprise au sein de son équipe, impliquant le partage des objectifs, des indicateurs, des résultats et des informations nécessaires à l’activité

• Coordonner la gestion administrative et RH des équipes (RH, sécurité, QVT)

• Accompagner le changement
  

Suivre : Assurer des reportings d’activité et proposer des actions correctives

• Exercer des activités opérationnelles concourant au bon fonctionnement de son équipe et à l'atteinte des objectifs opérationnels fixés

• Assurer un rôle d’expert :

• Répondre aux questions techniques

• Prendre en charge les cas complexes ou sensibles

• Être garant de la qualité du service apporté aux clients (internes ou externes)

• Contribuer aux groupes de travail certification qualité
  

Représenter : Être le relai de la Direction sur le terrain

• Être l’interface entre les membres de son équipe, la hiérarchie et les interlocuteurs externes

• Assister / participer aux instances nécessaires